Przedsiębiorco...Warto wiedzieć

Kontrolę ZUS wszczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. Jeżeli kontrola nie zostanie wszczęta w terminie 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, wszczęcie kontroli wymaga ponownego zawiadomienia. Kontrola może rozpocząć się przed upływem 7 dni od doręczenia zawiadomienia, ale wymaga to zgody lub wniosku kontrolowanego.

Inspektor kontroli ZUS rozpoczyna kontrolę od doręczenia właścicielowi firmy (lub osobie, która jest upoważniona do reprezentowania) upoważnienia do przeprowadzenia kontroli oraz okazania legitymacji służbowej.
Upoważnienie takie musi zawierać: wskazanie podstawy prawnej, oznaczenie jednostki organizacyjnej zakładu, datę i miejsce wystawienia, imię i nazwisko inspektora kontroli Zakładu oraz numer jego legitymacji służbowej, oznaczenie kontrolowanego płatnika składek, wskazanie daty rozpoczęcia kontroli i przewidywanego terminu zakończenia kontroli, zakres przedmiotowy kontroli, podpis osoby udzielającej upoważnienia z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji, pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego płatnika składek.

Kontrola przeprowadzana jest w siedzibie firmy oraz w miejscach, w których prowadzona jest działalność. Na wniosek przedsiębiorcy lub za jego zgodą może to być inne miejsce, w którym przechowywana jest dokumentacja. Kontrola może być też przeprowadzona w placówce ZUS, jeżeli usprawni to przebieg kontroli. Trzeba jednak wyrazić na to zgodę na piśmie. Bez zgody czynności kontrolne w placówce ZUS można prowadzić tylko, jeżeli: wymaga tego ich charakter, trzeba przesłuchać świadka, ubezpieczonego –byłego pracownika kontrolowanego, kontrolowany nie zgłosił do ZUS zmiany adresu siedziby firmy, kontrolowany nie wykreślił bądź nie zmienił adresu siedziby firmy w ewidencji działalności gospodarczej lub KRS, a nie prowadzi działalności pod adresem tam zapisanym.
Kontrola przeprowadzana przez ZUS może obejmować w szczególności: zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych, prawidłowość i rzetelność obliczania, potrącania i opłacania składek oraz innych składek i wpłat, do których pobierania zobowiązany jest Zakład, ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i wypłacanie tych świadczeń oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu, prawidłowość i terminowość opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe, wystawianie zaświadczeń lub zgłaszanie danych dla celów ubezpieczeń społecznych, dokonywanie oględzin składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek.

W trakcie przeprowadzania kontroli inspektor kontroli ma prawo:badać wszelkie księgi, dokumenty finansowo-księgowe i osobowe oraz inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli, dokonywać oględzin i spisu składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek, zabezpieczać zebrane dowody, żądać udzielania informacji przez płatnika składek i ubezpieczonego, legitymować osoby w celu ustalenia ich tożsamości, jeśli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli, przesłuchiwać świadków, przesłuchiwać płatnika składek i ubezpieczonego, jeżeli z powodu braku lub po wyczerpaniu innych środków dowodowych pozostały niewyjaśnione okoliczności mające znaczenie dla postępowania kontrolnego.

Przedsiębiorca musi w szczególności: udostępnić wszelkie księgi, dokumenty i inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli, które są przechowywane w związku z powierzeniem tym osobom niektórych czynności na podstawie odrębnych umów, udostępniać do oględzin składniki majątku, których badanie wchodzi w zakres kontroli, jeżeli zalegają z opłatą należności z tytułu składek, sporządzić i wydać kopie dokumentów związanych z zakresem kontroli i określonych przez inspektora kontroli Zakładu, zapewnić niezbędne warunki do przeprowadzenia czynności kontrolnych, w tym udostępnić środki łączności, z wyjątkiem środków transportowych, oraz inne niezbędne środki techniczne do wykonania czynności kontrolnych, którymi dysponuje płatnik, udzielać wyjaśnień kontrolującemu , przedstawić tłumaczenie na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji finansowo-księgowej i osobowej przedłożonej przez płatnika składek.

Ustalenia kontroli inspektor ZUS opisuje w protokole kontroli. Sporządza się go w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, przy czym jeden jest dla przedsiębiorcy. Protokół powinien zawierać:
- oznaczenie jednostki organizacyjnej ZUS, która przeprowadzała kontrolę
- dane firmy
- dane inspektora/inspektorów kontroli ZUS, którzy przeprowadzają kontrolę
- zakres kontroli
- czas trwania czynności kontrolnych
- opis ustaleń z kontroli, wraz z podaniem podstaw prawnych
- przedstawienie dowodów
- pouczenie o prawie złożenia zastrzeżeń
- pieczęć i podpis inspektora/ inspektorów kontroli ZUS
- informacje o wpisie do książki kontroli.

Od dnia, w którym otrzymany zostaje protokół, przedsiębiorca ma 14 dni na złożenie pisemnych zastrzeżeń do jego ustaleń. Musi równocześnie wskazać stosowne środki dowodowe na potwierdzenie swoich twierdzeń. Inspektor kontroli ZUS ma obowiązek rozpatrzyć zgłoszone zastrzeżenia i w razie potrzeby podjąć dodatkowe czynności kontrolne. O sposobie rozpatrzenia zastrzeżeń zostaniesz poinformowany na piśmie.

Gdy upłynie termin na wniesienie zastrzeżeń, przedsiębiorca ma obowiązek dostarczyć do ZUS dokumenty korygujące. Ma na to 30 dni od dnia, w którym otrzyma protokół kontroli. Jeśli złożył zastrzeżenia, termin ten jest liczony od dnia, w którym otrzymuje informacje o sposobie rozpatrzenia zastrzeżeń.

Jeśli nie dostarczy dokumentów korygujących, ZUS wyda decyzję zgodnie z ustaleniami protokołu kontroli. Nastąpi to w ciągu jednego lub dwóch miesięcy. Przedsiębiorca ma obowiązek dostarczyć dokumenty korygujące w ciągu 7 dni od uprawomocnienia się decyzji.

KOD