Wnioski i odpisy przez Internet. Rewolucja w Urzędach Stanów Cywilnego już od marca

Nowe prawo zostało przegłosowane przez Sejm w październiku ubiegłego roku. Zakładało informatyzację rejestracji aktów stanu cywilnego, tak by ograniczyć obieg papierowych dokumentów, ułatwić ich gromadzenie i przetwarzanie. W tym celu stworzono specjalną aplikację dla wszystkich urzędów o nazwie Źródło. Nowe przepisy miały wejść w życie 1 stycznia 2015, jednak ze względu na obawy, że urzędy nie są dostatecznie przygotowane do obsługi Źródła, a i sama aplikacja nie jest dopracowana dostatecznie, termin wdrożenia przesunięto na 1 marca br.

Natasza Gorzołka: - Czy wraz z nowymi przepisami i nowym systemem będzie łatwiej pozyskać odpisy i zaświadczenia?
Artur Lorek: - Częściowo tak, na przykład od marca nastąpi odmiejscowienie wielu spraw, które dotychczas można było załatwić jedynie w urzędzie właściwym ze względu na miejsce zamieszkania. Wg nowej ustawy sprawy te będzie można załatwić w wybranym przez siebie urzędzie. Przykładowo odbiór odpisu lub zaświadczenia z rejestru stanu cywilnego, wydanie zaświadczeń o braku przeszkód do zawarcia małżeństwa potrzebnego do ślubu konkordatowego, wydanie zaświadczenia o zdolności prawnej do zawarcia małżeństwa za granicą.

Natasza Gorzołka: - Czy to znaczy, że odpisy i zaświadczenia dostępne będą od ręki?
Artur Lorek: – Niestety, nie. Baza aktów rejestru stanu cywilnego w dniu wejścia w życie ustawy będzie pusta. Dotychczas sporządzone akty przenoszone będą do rejestru przy okazji dokonywania czynności z zakresu rejestracji oraz w związku z wnioskiem o wydanie zaświadczenia lub odpisu. Terminy na wprowadzenie niezbędnych aktów wynoszą od 7 do 10 dni, więc szybkość załatwienia sprawy uzależniona będzie od przeniesienia niezbędnych aktów przez właściwy urząd. Aby przyspieszyć załatwienie spraw z zakresu rejestracji osoby zgłaszające zdarzenia proszone będą o przestrzeganie terminów ustawowych oraz przedłożenie posiadanych odpisów niezbędnych do dokonania danej czynności rejestracyjnej.

Natasza Gorzołka: - Czy te zaświadczenia będzie można dostać bez wychodzenia z domu, przez Internet? Jak to się będzie odbywać?
Artur Lorek: - Podanie wnoszone w formie dokumentu elektronicznego musi być podpisane tzw. kwalifikowanym podpisem elektronicznym, który pod względem skutków prawnych jest równoważny podpisowi własnoręcznemu lub przy użyciu profilu zaufanego ePUAP. Jeżeli odpis, o który zwraca się wnioskodawca podlega opłacie skarbowej do wniosku należy dołączyć oryginał potwierdzenia wpłaty opłaty skarbowej na konto Urzędu Miejskiego w Cieszynie. Wnioskodawca określi we wniosku czy odpis wydany ma być w formie papierowej czy elektronicznej. Jeśli wnioskodawca zgłosi zapotrzebowanie na odpis w postaci elektronicznej, to kierownik urzędu tą drogą prześle mu potrzebny dokument, czyli obywatel otrzyma odpis bez wizyty w urzędzie. W przypadku wniesienia podania w formie pocztowej lub elektronicznej z kwalifikowanym podpisem cyfrowym (lub profil zaufany ePUAP) wystawiony odpis papierowy zostanie przesłany na adres nadawcy za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Jeżeli odpis podlega opłacie skarbowej do podania wnoszonego drogą elektroniczną należy dołączyć wygenerowane elektronicznie potwierdzenie wykonania przelewu, które zgodnie z art. 7 ustawy prawo bankowe nie wymaga podpisu ani stempla. Należy podkreślić, że celem uzyskania zaświadczeń niejednokrotnie będzie konieczne przeprowadzenie postępowania przewidzianego ustawą, a więc np. ustalenie legitymacji czynnej wnioskodawcy, co oznacza ustalenie czy dana osoba może zgodnie z prawem otrzymać dany odpis, interesu prawnego w uzyskaniu odpisu lub zaświadczenia, złożenia oświadczeń wymaganych prawem.

Natasza Gorzołka: Wraz z wejściem w życie nowych przepisów wniosek o wydanie nowego dowodu będzie można złożyć w którymkolwiek urzędzie albo w formie elektronicznej? Trzeba będzie w tym celu mieć specjalne konto?
Artur Lorek: - Nowością będzie możliwość złożenia wniosku o wydanie dowodu osobistego w dowolnej gminie w kraju lub drogą elektroniczną. Wniosek składany w gminie będziemy musieli podpisać własnoręcznie, ale formularz będzie mógł wypełnić za nas pracownik gminy w oparciu o nasze dane w rejestrze PESEL oraz informacje, które mu podamy. Elektroniczny wniosek o wydanie dowodu osobistego będziemy musieli uwierzytelnić podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą kwalifikowanego certyfikatu lub profilem zaufanym ePUAP.

Dodatkowo, gdy z powodu choroby, niepełnosprawności lub innej niedającej się pokonać przeszkody nie będziemy mogli złożyć wniosku w gminie, pracownik gminy przyjmie od nas ten formularz w miejscu naszego pobytu, a dowód osobisty będzie mógł odebrać w gminie pełnomocnik. Podobnie jak dzisiaj w imieniu osoby nieposiadającej zdolności do czynności prawnych lub posiadającej ograniczoną zdolność do czynności prawnych ubiegającej się o wydanie dowodu osobistego wniosek składa rodzic, opiekun prawny lub kurator.

Natasza Gorzołka: - Czy coś jeszcze się zmieni?
Artur Lorek: - Nowością jest możliwość otrzymania zaświadczenia o stanie cywilnym oraz zaświadczenia o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby. Dla osób przebywających za granicą wprowadzono też trochę ułatwień - dużą część spraw można będzie załatwić w urzędzie konsularnym, bez konieczności przyjazdu do kraju.

Natasza Gorzołka: - Nowa ustawa pozwala na nadawanie dzieciom imion obcych?
Artur Lorek: - Zmieniona ustawa umożliwia nadawanie imion obcych oraz nie wskazujących na płeć jednak imiona te muszą w powszechnym znaczeniu być przypisane do danej płci. W sytuacji kiedy wybrane imię lub imiona nie spełniają ustawowych kryteriów kierownik wybiera dziecku imię z urzędu w formie decyzji podlegającej natychmiastowemu wykonaniu, z adnotacją w akcie urodzenia o nadaniu imienia z urzędu.

Natasza Gorzołka: - Dużo było mowy o tym, że będzie łatwiej o ślub poza urzędem [Pisaliśmy: Będzie łatwiej, ale i drożej]. To prawda?
Artur Lorek: - Ustawa wprowadza również możliwość przyjęcia oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński poza urzędem stanu cywilnego. Kierownik będzie mógł przyjąć takie oświadczenia na wniosek nupturientów po wcześniejszym uzgodnieniu terminu, w miejscu zapewniającym zachowanie uroczystej formy oraz bezpieczeństwo osób obecnych przy ceremonii. Ślub poza lokalem urzędu wiązać się będzie z obowiązkiem uiszczenia opłaty dodatkowej w wysokości 1000zł. Nadal możliwe będzie zawieranie małżeństw na wniosek osoby zamierzającej zawrzeć związek małżeński poza urzędem stanu cywilnego, jeżeli osoba ta jest w stanie zagrożenia życia lub zdrowia albo jest pozbawiona wolności. W tej sytuacji ustawa nie przewiduje dodatkowej opłaty.

Natasza Gorzołka: - Czy wdrożenie nowego systemu, Źródła, przebiega sprawnie w Cieszynie? Są jakieś problemy?
Artur Lorek: - MSW udostępniło jedynie wersję szkoleniową Źródła, wersja produkcyjna zostanie nam udostępniona niestety dopiero 02.03.2015r. Ćwicząc na wersji szkoleniowej ciągle zgłaszamy występujące błędy. MSW zapewnia jednak, że po 1 marca system będzie funkcjonował sprawnie. Jak będzie w rzeczywistości pokaże czas. Trzeba mieć nadzieję, że obietnice MSW spełnią się. W zakresie spraw zależnych od Urzędu Miejskiego, myślę, że mogę stwierdzić, iż jesteśmy odpowiednio przygotowani. Wszyscy pracownicy USC i Wydziału Spraw Obywatelskich zdali egzamin z obsługi w terminie zerowym, na ukończeniu jest wyposażenie biur w odpowiedni sprzęt komputerowy z oprzyrządowaniem informatycznym. Przeprowadzono także pewne zmiany organizacyjne w związku ze spodziewanym zwiększeniem zakresu zadań wykonywanych przez USC oraz zmianą tych zadań w Wydziale Spraw Obywatelskich. Wspólnie z kierownictwem urzędu rozważamy również większe zmiany organizacyjne obsługi klientów w zakresie USC, dowodów osobistych i ewidencji ludności, jednak najpierw chcemy poznać w praktyce działanie „Źródła”.

Trzeba podkreślić, że najtrudniejszy będzie okres, kiedy – ujmując w pewnym uproszczeniu – bazy rejestrów będą „puste”. Po ich zapełnieniu, co możliwe będzie w ciągu paru lat myślę, że wszyscy odczujemy pozytywne skutki zmian.

Natasza Gorzołka: - Dziękuję za rozmowę.
 

2015 rok będzie też rewolucyjny pod innym względem – wraz z końcem roku kończy się obowiązek meldunkowy.

W Polsce działa około 2,3 tys. urzędów stanu cywilnego, razem przechowują 85 mln aktów stanu cywilnego: ślubu, narodzin czy zgonu. Dokumenty te zbierane były w formie tradycyjnej, na papierze, dopiero od pewnego czasu archiwizowane są w formie cyfrowej (w wersji cyfrowej jest ich około 30 mln). Niektóre dokumenty muszą być przechowywane w poszczególnych urzędach nawet 100 lat, potem trafiają one do państwowego archiwum.

Natasza Gorzołka

Zobacz również:

Nowe dowody. Co się zmieni?