Akta pracowników będą przechowywane krócej

Ustawa, która pozwala na przechowywanie dokumentów pracowników przez 10 lat, a nie tak, jak dotychczas, przez 50, została przygotowana już w styczniu 2018 roku, wejść w życie ma dokładnie 1 stycznia 2019. Ustawa ta zakłada również elektronizację tych dokumentów.

Skrócenie terminu przechowywania akt pracowników ma dotyczyć dokumentów, wskazujących na okres zatrudnienia, wynagrodzenie za pracę, czy też innych akt osobowych. Od 1 stycznia pracodawca będzie musiał przechowywać te akta w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności, dostępności oraz w warunkach niezagrażających jej zniszczeniem przez okres zatrudnienia i przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym zakończył się stosunek pracy. Wyjątkiem od tej regulacji mają być akta pracowników, którzy wykonują prace górnicze, lub prace równorzędne z pracami górniczymi. W takim przypadku nawet po 1 stycznia pracodawca będzie musiał przechowywać akta przez 50 lat.

Warto również pamiętać, że prawo nie działa wstecz. W związku z tym, w przypadku akt pracowników, którzy nawiązali stosunek pracy przed wejściem w życie zmian, czyli przed 1 stycznia 2019 roku, pracodawca będzie musiał respektować dawne przepisy. Nowy okres przechowywania dokumentacji będzie dotyczył tylko dokumentów, świadczących o stosunku pracy, nawiązanym nie wcześniej niż 01.01.2019 r. Pracodawca będzie miał szansę skrócić okres przechowywania akt pracowników, którzy nawiązali stosunek pracy po 31.12.1998 r. a przed 1.01.2019 r. Będzie odbywało się to przez złożenie oświadczenia o zamiarze przekazania za te osoby raportu informacyjnego, umożliwiającego wyliczenie emerytury, lub renty. Pracodawcy jednak, po podjęciu tego kroku, będą musieli przekazać raporty informacyjne na temat wszystkich zatrudnionych.

JŚ