Przez Źródło wydłużył się czas załatwiania spraw w Urzędzie Stanu Cywilnego

Niedawno pisaliśmy o rewolucji w Urzędach Stanu Cywilnego, czyli o wprowadzeniu nowego ogólnopolskiego systemu o nazwie Źródło [Zobacz: Rewolucja w urzędach ]. Aplikacja miała pomóc obywatelom i urzędnikom załatwiać sprawy związane m.in. z pozyskaniem odpisów i zaświadczeń. Czy tak się stało?

Natasza Gorzołka: - Minęły ponad dwa tygodnie od wprowadzenia Źródła, ile spraw załatwiliście w Urzędzie Stanu Cywilnego w Cieszynie za jego pomocą? Były jakieś uwagi klientów urzędu związane z funkcjonowaniem Żródła?

Artur Lorek: - Od 2 marca rejestrując urodzenie, jednocześnie nadajemy nr PESEL i meldujemy dziecko. Identycznie rejestrując zgon wymeldowujemy osobę zmarłą, unieważniamy jej dowód osobisty, zlecamy dokonanie przypisków pod dotyczącymi jej aktami. Przyjęliśmy kilkanaście uznań ojcostwa, kilkanaście zapewnień o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa. Zleciliśmy migracje kilku aktów na wniosek, dokonaliśmy migracji kilkunastu aktów na żądanie innych urzędów. Nie wpłynęły żadne wnioski o udzielenie ślubu w miejscu wskazanym przez nupturientów, osoby interesujące się taką ceremonią pytają zwykle o Tuł, względnie Dębowiec. Podobnie - nie wpłynął żaden wniosek w formie elektronicznej. Osoby załatwiające sprawy w naszym urzędzie zauważyły zapewne, że wydłużył się kilkakrotnie czas załatwienia sprawy.

NG: - Jak działa system? Czy przyspieszył pracę?

AL.: - Źródło sprawia oczywiście kłopoty. System działa bardzo, bardzo wolno. Jest dużo bardziej pracochłonny i czasochłonny. Samo podpisanie protokołu zgłoszenia, projektu aktu, aktualizacja danych w PESEL trwa od 3 min., przy czym konieczność złożenia podpisu podczas jednej rejestracji występuje kilka razy. Każdy protokół, projekt aktu sporządzony przez pracownika musi być sprawdzony, i podpisany kilkakrotnie przez kierownika lub zastępcę. Liczba zgłoszeń powoduje, że osoba podpisująca akt nie może zając się innym zadaniem, a sprawy rejestracji stanu cywilnego zawsze wymagały i wymagają bardzo poważnego zastanowienia. Nowe pospiesznie uchwalone przepisy - kazuistyczna ustawa, obszerne rozporządzenia wymagają analizy i czasu na rozwiązanie problemów, o których twórcy nie myśleli, a być może nie wiedzieli. Niewątpliwie znaczenie ma również fakt, że przepisy ukazały się dopiero po napisaniu programu.

NG: - Czy zdarzają się też awarie, problemy z funkcjonalnością?

AL.: - Pewne funkcjonalności nie działają np. po wprowadzeniu wszystkich danych wyskakuje okienko z kolejnymi danymi oraz jeden dostępny klawisz: anuluj. Moduł zleceń również nie działa sprawnie część zleceń nie może być dokonana gdyż za każdym razem powoduje błąd techniczny. Inne zlecenia są odrzucane z uwagą urzędu o braku możliwości wprowadzenia aktu do Źródła. Źródło nie pozwala na wykonywanie obowiązków statystyki publicznej. Występują również problemy uniemożliwiające wprowadzenie dotychczas sporządzonych aktów do Źródła. Myślę że wynika to z niepełnej wiedzy autorów programu na temat zawartości polskich aktów sporządzonych do 01.03.2015r. Program Źródło nie uwzględnia również specyfiki występujących w obrocie zagranicznych aktów stanu cywilnego co wstrzymuje transkrypcję aktów do rejestru stanu cywilnego i wydanie polskiego aktu. Oczywiście na bieżąco zgłaszamy błędy, usterki i problemy do Help Desku i na wskazany przez MSW adres, dziennie 2-3 zgłoszenia. Nie wszystkie urzędy zdecydowały się na wejście do systemu od 1.03.2015r.; urzędy te skorzystały z tzw. okresu przejściowego. Brak jest wykazu takich urzędów, tak więc zlecając migrację aktu nie wiemy czy adresat zlecenia odbierze je i zrealizuje.

NG: - Czy system jest spójny z innymi bazami, np. PESEL?

AL.: - Rejestr PESEL, który miał stanowić dla nas wsparcie, okazał się zbiorem wielu błędnych danych. Intuicyjność czy ergonomia czy funkcjonalność systemu to osobne zagadnienie. Zadania które powinny być umieszczone w jednym miejscu są rozproszone, niektóre przyciski wydają się ukryte przed użytkownikiem, pewne czynności wymagają kilkukrotnego wprowadzenia tych samych danych. Dla wprowadzenia zmiany np. stanu cywilnego osoby w PESEL nie wystarcza wprowadzenie orzeczenia o rozwodzie. Taka osoba wg PESEL nie zmieniła stanu cywilnego, system wymaga dodatkowego usunięcia niezgodności, w innym miejscu. Tak więc dla wprowadzenia pewnych oczywistych zmian w rejestrze Źródło wymaga dwukrotnego wprowadzenia danych. Spisywanie zapewnień o braku przeszkód nie pozwala na zasilenie formularza z aktu stanu cywilnego pełnymi danymi, część musi być wprowadzana ręcznie. Stary system po wskazaniu parametrów aktu urodzenia wypełniał zapewnienie danymi nupturientów i ich rodziców. Poważnym problemem jest wynikająca z niedopracowania nieprzewidywalność programu, po naniesieniu wzmianki w jednym z aktów system zmienia pierwsze imię ojca. Wypada dodać, że na działającym systemie cały czas prowadzone są prace programistyczne. Prawdopodobnie jest to głównym powodem nieprzewidywalności, braku płynności działania.

NG: - Co zatem można poradzić klientom urzędu? Jak przeciętny interesant może pomóc przyspieszyć procedury?

AL.: - Prosimy osoby zamierzające zawrzeć związek małżeński o rozpoczynanie formalności z większym wyprzedzeniem, telefoniczne umawianie się na termin spisania zapewnienia. Osoby rejestrujące urodzenie o przynoszenie posiadanych aktów stanu cywilnego i dokumentów tożsamości. Osoby rejestrujące zgon o uprzednie wykonanie na własne potrzeby kserokopii karty zgonu (często dokument taki wymagany jest przez ubezpieczyciela) oraz ustalenie danych potrzebnych do rejestracji w szczególności - stanu cywilnego zmarłego, nazwiska rodowego jego współmałżonka, imion i nazwisk rodowych rodziców zmarłego.

Dziękuję za rozmowę.

Natasza Gorzołka

Czytaj również:
Rewolucja w urzędach
Nowe dowody. Co się zmieni?
Lena i Jakub. Najpopularniejsze imiona
Śluby poza USC. Będzie łatwiej, ale i drożej